Le menu Licence PREVISOFT est accessible uniquement aux administrateurs.
Il permet, concernant votre licence PREVISOFT :
de gérer (ajout, modification, retrait) les entités légales
de modifier si besoin les réglementations qui auront été préparamétrés dans votre licence PREVISOFT
Tous les modules de PREVISOFT s'appuient sur l’arbre des entités, une arborescence de votre organisation (assimilable à une colonne vertébrale), hiérarchie souple composée d’objets banalisés appelés "entités".
Chaque entité est une entité de rattachement, à laquelle on rattache des informations dans les modules de PREVISOFT : évaluation des risques, accident du travail, plan de prévention, contrôle d'équipement, session de formation, bordereau de déchet, plan d'action, …
Une entité peut être également une entité déclarante, c'est à dire une entité légale faisant l'objet d'une déclaration administrative en tant qu'"établissement", identifié par un numéro SIRET.
Les entités déclarantes sont TRES IMPORTANTES dans PREVISOFT !!!
Sans entité déclarante, vous ne pouvez pas :
Générer le PDF d'un Document Unique
Faire une DAT (Déclaration d'Accident du Travail)
Rédiger un plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...
Suivre / gérer les autorisations de conduite, les habilitations électriques / ATEX
Rédiger un bordereau de suivi de déchets
...
Pour qu'une entité déclarante (et ses entités enfants) s'affiche dans l'arbre des entités, il faut obligatoirement :
Ajouter l'entité légale dans la licence PREVISOFT :
Numéro SIREN (*)
Nombre de salariés
Obtenir la validation de l'entité légale enregistrée dans la licence PREVISOFT
Renseigner le numéro SIRET de l'entité déclarante dans le menu Entités
Dans le menu Entités de la liste des Ressources, la colonne Licence activée affiche Oui si le SIREN de l'entité déclarante associée à l'entité est enregistré dans la licence
(*) Il est possible d'ajouter un numéro SIRET (14 chiffres sans espace séparateur) plutôt qu'un numéro SIREN (9 chiffres sans espace séparateur), si l'intention est de se concentrer exclusivement sur un établissement spécifique, délimitant ainsi un périmètre opérationnel restreint, contrairement à l'approche habituelle qui préconise de travailler à l'échelle d'un groupe d'entreprises
IMPORTANT !
Consultez ce guide si vous utilisez PREVISOFT en Mode On-Premise (Mode Serveur)
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide :
Accéder à l'interface dédiée à la gestion de la Licence PREVISOFT
L'interface dédiée à la gestion de la Licence PREVISOFT est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Administration
Licence PREVISOFT
Les administrateurs paramètrent les droits d'accès aux fonctionnalités de PREVISOFT, pour les attribuer ensuite aux utilisateurs définis dans le menu Utilisateurs
Gestion de licence
Ce bloc affiche le périmètre des entités légales couvertes par votre licence PREVISOFT.
Chaque entité légale est définie par les informations suivantes :
Numéro SIREN / SIRET
Il est possible d'utiliser un numéro SIRET (14 chiffres sans espace séparateur) plutôt qu'un numéro SIREN (9 chiffres sans espace séparateur), si l'intention est de se concentrer exclusivement sur un établissement spécifique, délimitant ainsi un périmètre opérationnel restreint, contrairement à l'approche habituelle qui préconise de travailler à l'échelle d'un groupe d'entreprises
Nombre de salariés
Statut de validation dans votre licence PREVISOFT
Concernant vos entités légales, vous pouvez réaliser les opérations suivantes :
Demande d'ajout d'une entité légale
Pour ajouter une entité légale :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter une entité légale
Renseignez obligatoirement le numéro SIREN (*) dans le champ Entité légale
(9 chiffres sans espace séparateur)
Renseignez obligatoirement le nombre de salariés (nombre entier)
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder
(*) Il est possible d'ajouter un numéro SIRET (14 chiffres sans espace séparateur) plutôt qu'un numéro SIREN (9 chiffres sans espace séparateur), si l'intention est de se concentrer exclusivement sur un établissement spécifique, délimitant ainsi un périmètre opérationnel restreint, contrairement à l'approche habituelle qui préconise de travailler à l'échelle d'un groupe d'entreprises
La ligne s'ajoute dans le tableau Périmètre des entités légales avec le statut de validation :
Ajout en attente de validation
(Nota : vous pouvez cliquer sur le bouton 3 point à droite de l'entité légale pour supprimer la demande)
Une conversation dans le LiveChat s'affiche (en bas à droite) pour vous informer de la bonne prise en compte de votre demande par PREVISOFT, puis de son traitement
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
Si l'ajout est validé : la colonne Statut de validation affiche Validé
Si l'ajout n'est pas validé : la colonne Statut de validation affiche Pas incluse dans la licence
Demande d'ajout de plusieurs entités légales
Pour ajouter plusieurs entités légales :
Cliquez sur le bouton Déposer un fichier CSV
Sélectionnez un fichier contenant les entités légales à ajouter, en respectant le format suivant :
Fichier enregistré au format CSV (séparateur des colonnes = point-virgule)
Sans titre de colonne
2 colonnes :
Numéro SIREN ou SIRET
Nombre d’employés (sans séparateur de milliers)
Validez la sélection
Les lignes s'ajoutent dans le tableau Périmètre des entités légales avec le statut de validation :
Ajout en attente de validation
(Nota : vous pouvez cliquer sur le bouton 3 point à droite d'une entité légale pour supprimer la demande)
Une conversation dans le LiveChat s'affiche (en bas à droite) pour vous informer de la bonne prise en compte de votre demande par PREVISOFT, puis de son traitement.
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
Si l'ajout est validé : la colonne Statut de validation affiche Validé
Si l'ajout n'est pas validé : la colonne Statut de validation affiche Pas incluse dans la licence
Demande de modification du nombre de salariés d'une entité légale
Pour demander la modification du nombre de salariés d'une entité légale :
Cliquez sur le bouton 3 point à droite de l'entité légale
Cliquez sur le bouton Demander la modification du nombre de salariés
Renseignez obligatoirement le nombre de salariés (nombre entier)
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder
La ligne dans le tableau Périmètre des entités légales est modifiée :
la colonne Nombre de salariés affiche :
en gris : la valeur modifiée en attente de validation
en noir : le libellé Actuel suivi du nombre de salariés actuel
la colonne Statut de validation affiche :
la valeur Modification du nombre de salariés en attente de validation
Une conversation dans le LiveChat s'affiche (en bas à droite) pour vous informer de la bonne prise en compte de votre demande par PREVISOFT, puis de son traitement
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
La colonne Nombre de salariés affiche la valeur finalement validée par PREVISOFT
la colonne Statut de validation affiche la valeur Validée
Demande de retrait d'une entité légale
Pour demander le retrait d'une entité légale :
Cliquez sur le bouton 3 point à droite de l'entité légale
Cliquez sur le bouton Demander le retrait du SIREN/SIRET
Confirmez votre demande en cliquant sur Oui
La ligne dans le tableau Périmètre des entités légales est modifiée, avec la colonne Statut de validation qui affiche la valeur :
Demande de retrait en attente de validation
Une conversation dans le LiveChat s'affiche (en bas à droite) pour vous informer de la bonne prise en compte de votre demande par PREVISOFT, puis de son traitement
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
la colonne Statut de validation affiche la valeur Pas incluse dans la licence
Consulter la liste des modules autorisés pour votre licence
Le bloc liste les modules autorisés pour votre Licence PREVISOFT :
Consulter la liste des options autorisées pour votre licence
La liste des options potentiellement autorisées pour votre Licence PREVISOFT s'affiche à droite au milieu :
SSO
RiskReporter
Stockage supplémentaire
Consulter et modifier les réglementations et localisations utilisables dans votre licence PREVISOFT
Chaque client de PREVISOFT utilise le logiciel dans le cadre d’une réglementation spécifique, liée à son pays ou, en France, au Régime de Sécurité Sociale auquel il est affilié.
Certains clients peuvent même avoir besoin d’utiliser le logiciel selon plusieurs réglementations, par exemple :
En France, la coexistence de sites relevant :
du Régime Général de la Sécurité Sociale
du Régime MSA
Client ayant des sites dans plusieurs pays
Ces réglementations disposent de déclinaisons dans les 10 modules de PREVISOFT, appelées « Localisations ».
Gestion des réglementations et des localisations
Le bloc Gestion des réglementations et des localisations permet aux administrateurs de visualiser :
Dans la section Réglementations sélectionnées :
Les réglementations et localisations actuellement utilisables dans votre environnement PREVISOFT
Dans la section Réglementations disponibles :
Les réglementations non utilisables en l’état, mais qu’il est possible d’ajouter en tant qu’administrateur
Lors du premier accès à ce menu, les réglementations et localisations sélectionnées correspondent au préparamétrage réalisé par l’équipe PREVISOFT lors de la création de votre environnement PREVISOFT.
Dans la grande majorité des cas, il n’est pas nécessaire d’ajouter des réglementations ou des localisations supplémentaires par rapport au préparamétrage réalisé par l’équipe PREVISOFT.
Attention !
Ajouter trop de réglementations ou de localisations peut compliquer inutilement le processus de création ou de modification des entités dans le menu "Entités" de la liste des Ressources.
Si nécessaire, le bloc Gestion des réglementations et des localisations permet d’ajouter ou de retirer des réglementations et/ou des localisations :
Pour retirer une réglementation :
Cliquez sur le bouton rouge Supprimer à droite de la ligne correspondante
Pour retirer une localisation dans un module d'une réglementation :
Décochez la case à droite de la ligne correspondante
Pour ajouter une réglementation :
Cliquez sur le bouton vert + à droite de la ligne
Pour ajouter une localisation :
Cliquez sur le bouton vert + à droite de la ligne
Après vos modifications, cliquez sur le bouton vert Sauvegarder pour valider les ajouts ou retraits.
IMPORTANT !
Pour une réglementation donnée :
Au moins 1 localisation doit être sélectionnée dans chaque module
(la sauvegarde est impossible si ce n’est pas le cas)
Pour chaque module :
S’il n’existe qu’un seul choix de localisation, il est automatiquement coché lors de l’ajout de la réglementation.
Si plusieurs localisations peuvent être choisies, vous devez cocher la ou les localisations souhaitées pour le module concerné
il n'est pas possible de retirer toutes les réglementations
Pour les clients ayant bénéficié d’une prestation de customisation d’un écran PREVISOFT (par exemple : écran personnalisé de saisie des DAT dans le module AT/MP), une localisation spécifique à leur nom apparaît pour le module concerné, permettant de la distinguer des localisations standards.
Dans ce cas :
La localisation customisée ne peut pas être décochée dans le bloc Gestion des réglementations et des localisations
Il reste possible d’ajouter d’autres localisations, même si cela n’est pas forcément pertinent