Tous les modules de PREVISOFT s'appuient sur l’arbre des entités, une arborescence de votre organisation (assimilable à une colonne vertébrale), hiérarchie souple composée d’objets banalisés appelés "entités".
Chaque entité est une entité de rattachement, à laquelle on rattache des informations dans les modules de PREVISOFT : évaluation des risques, accident du travail, plan de prévention, contrôle d'équipement, session de formation, bordereau de déchet, plan d'action, …
Une entité peut être également une entité déclarante, c'est à dire une entité légale faisant l'objet d'une déclaration administrative en tant qu'"établissement", identifié par un numéro SIRET.
Les entités déclarantes sont TRES IMPORTANTES dans PREVISOFT !!!
Sans entité déclarante, vous ne pouvez pas :
Générer le PDF d'un Document Unique
Faire une DAT (Déclaration d'Accident du Travail)
Rédiger un plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...
Suivre / gérer les autorisations de conduite, les habilitations électriques / ATEX
Rédiger un bordereau de suivi de déchets
...
Ce guide détaille les fonctionnalités pour créer et gérer les entités.
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide :
Accéder à l'interface dédiée à la gestion des entités
L'interface dédiée à la gestion des entités est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Liste des ressources
Entités
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les ressources :
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Menu Entités
#1. Créer une entité
Cliquez sur le bouton Ajouter pour accéder à la fenêtre Créer ou éditer une entité de votre nouvelle entité
1.1 Modèle de règlementation
Dans la très grande majorité des cas, vous accédez à la fenêtre Créer ou éditer une entité dans laquelle la valeur du champ Réglementation aura été préremplie selon les paramétrages mis en place par les administrateurs de votre environnement PREVISOFT.
Dans le cas contraire, toujours selon les paramétrages mis en place par les administrateurs de votre environnement PREVISOFT, il vous est demandé de choisir, au tout début du processus de création d’une entité, le modèle de réglementation qui correspond à l’entité créée.
Après avoir fait votre choix (*), vous accédez à la fenêtre Créer ou éditer une entité.
(*) il est possible que le composant de choix d’une réglementation ne vous propose aucune valeur. Dans ce cas, nous vous recommandons d’inviter votre administrateur à modifier ses réglages dans le menu Licence PREVISOFT car il n’a sélectionné aucune réglementation, ce qui bloque le processus de création d’entités.
Cliquer sur le bouton vert Enregistrer et renseigner le modèle de réglementation pour afficher les autres informations.
ATTENTION :
Le modèle de réglementation ne pourra plus être modifié ensuite.
1.2 Informations générales
Renseignez obligatoirement le nom de l'entité : c'est le nom de votre nouvelle entité qui s'affiche dans l'arbre des entités
Dans l'arbre des entités, sélectionnez une entité uniquement si vous souhaitez la désigner en tant qu'entité parente de l'entité que vous êtes en train d'éditer
L'entité que vous éditez est donc une entité enfant (sous-entité) de l'entité parente sélectionnée dans l'arbre
(Dit autrement : NE sélectionnez PAS d'entité de rattachement si vous souhaitez que votre nouvelle entité soit à la racine de votre arbre des entités, sans entité parente)
Détachez une entité de son parent en cliquant sur la case à cocher située à sa droite
L'entité que vous éditez se retrouvera alors au premier niveau de votre arbre
Cochez la case Déclarante uniquement si cette entité est une entité déclarante (entité faisant l'objet d'une déclaration administrative en tant qu'"établissement")
ATTENTION :
Le choix "Déclarante" ou "non déclarante" ne pourra plus être modifié après la sauvegarde de cette nouvelle entité.
Si vous cochez la case Déclarante, renseignez obligatoirement :
La raison sociale : elle s'affiche dans les documents déclaratifs (Document Unique, Déclaration d'Accident du Travail, Plan de prévention, Bordereau de suivi de déchets, ...)
Le numéro SIRET (14 chiffres)
ATTENTION : le numéro SIRET (14 chiffres) ou le numéro SIREN associé (9 chiffres) doit être validé dans la licence PREVISOFT pour pouvoir afficher l'entité déclarante et ses enfants dans l'arbre des entités
Renseignez éventuellement les champs :
CRAM :
Champ utilisé pour la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP
Cas d'une entité déclarante :
sélectionnez la CRAM associée
Cas d'une entité de rattachement NON déclarante :
Il n'est pas nécessaire d'associer une CRAM : la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP associe automatiquement la CRAM associée à l'entité déclarante parente
Code du risque :
ATTENTION :
Ce N'est PAS le code APE (activité principale exercée)
Ce N'est PAS le code NAF (nomenclature d’activité française)
C'est un champ utilisé pour la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP
Cas d'une entité déclarante :
Sélectionnez le code risque associé
Cas d'une entité de rattachement NON déclarante :
Il n'est pas nécessaire d'associer un code risque : la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP associe automatiquement le code risque associé à l'entité déclarante parente
Téléphone de l'entité
Logo : sélectionnez un document de type "photo" dans la liste des documents disponibles enregistrés dans la base documentaire
Email de l'entité
Code entité : chaine de caractères identifiant l'entité de façon unique (sans doublon) et permanente, si vous utilisez le service BRIDGE
Sélectionnez un responsable de l'entité dans la liste du personnel uniquement si vous souhaitez l'afficher dans les éditables PDF des interventions (plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...).
Sélectionnez obligatoirement une icône, qui s'affichera à droite de la ligne de cette nouvelle entité dans l'arbre des entités, et vous permettra une sélection rapide dans l'arbre des entités
1.3 Adresse entité
Renseignez éventuellement les champs :
Adresse (numéro, rue, etc.) : Adresse principale de l’entité (correspond au champ "Adresse n°1" de Net-Entreprises)
Point de remise (num appartement, étage, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse de l’entité (correspond au champ "Adresse n°2" de Net-Entreprises)
Complément (entrée, immeuble, tour, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse de l’entité (correspond au champ "Adresse n°3" de Net-Entreprises)
Mention de distribution (lieu dit, BP, etc.) : Complétez éventuellement de l’entité (correspond au champ "Adresse n°4" de Net-Entreprises)
Code postal
Ville
Pays
Ces champs sont éventuellement préremplis avec les informations déjà renseignées dans l'entité parente de cette nouvelle entité lorsque vous sélectionnez l'entité parente
Renseignez ces champs dans les situations suivantes :
si l'entité est une entité déclarante (entité faisant l'objet d'une déclaration administrative en tant qu'"établissement"), pour afficher ces informations dans les documents déclaratifs (Document Unique, Déclaration d'Accident du Travail, Plan de prévention, Bordereau de suivi de déchets, ...)
si l'adresse de l'entité de rattachement doit être précisée dans la Déclaration d'Accident du Travail (DAT)
1. 4 Fonctionnalités avancées
ATTENTION :
Ne cochez la case Type DU que si vous êtes sûr que la fonctionnalité "Type DU" est bien adaptée à votre cas de figure !!
1.5 Paramétrage de module
Pour chacun des modules inclus dans votre abonnement, il est nécessaire de renseigner la localisation pertinente pour l’entité concernée dans le module en question.
Dans la très grande majorité des cas, et selon les paramétrages définis par les administrateurs de votre environnement PREVISOFT, une seule valeur de localisation sera disponible, et celle-ci sera généralement préremplie : aucune action n’est alors requise de votre part.
En revanche, lorsque plusieurs valeurs de localisation sont possibles pour un module donné (toujours en fonction des paramétrages réalisés par les administrateurs de votre environnement PREVISOFT), vous devez sélectionner la localisation qui correspond le mieux à l’entité que vous êtes en train de créer.
Pour chaque module, la sélection d’une localisation est obligatoire.
Les localisations choisies ne pourront plus être modifiées après la sauvegarde de cette nouvelle entité.
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en haut à droite pour enregistrer cette nouvelle entité et accéder aux autres informations associées (cf. partie Modifier une entité ci-dessous).
Après la sauvegarde de cette nouvelle entité, nous vous rappelons que les informations suivantes ne pourront plus être modifiées :
le choix "Déclarante" ou "non déclarante" de l'entité
Les localisations choisies
#2. Modifier une entité
Pour modifier une entité :
Cliquez sur la ligne de l'entité : la prévisualisation s'affiche à droite
Cliquez sur le bouton vert Editer
Vous accédez à la fenêtre Créer ou éditer une entité
2.1 Réglementation
Le modèle de réglementation défini à la création de l'entité n'est pas modifiable
2.2 Informations générales
Sélectionnez une entité dans l'arbre des entités uniquement si :
cette entité est une entité enfant (sous entité) d'une entité existante (qui deviendra alors l'entité parent de cette entité)
vous souhaitez modifier l'entité parente de cette entité
Modifiez éventuellement le nom de l'entité : c'est le nom de l'entité qui s'affiche dans l'arbre des entités
Son renseignement est obligatoire
Le choix "Déclarante" ou "non déclarante" défini à la création de l'entité n'est pas modifiable
Renseignez éventuellement les champs :
CRAM :
Champ utilisé pour la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP
Cas d'une entité déclarante :
sélectionnez la CRAM associée
Cas d'une entité de rattachement NON déclarante :
Il n'est pas nécessaire d'associer une CRAM : la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP associe automatiquement la CRAM associée à l'entité déclarante parente
Code du risque :
ATTENTION :
Ce N'est PAS le code APE (activité principale exercée)
Ce N'est PAS le code NAF (nomenclature d’activité française)
C'est un champ utilisé pour la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP
Cas d'une entité déclarante :
Sélectionnez le code risque associé
Cas d'une entité de rattachement NON déclarante :
Il n'est pas nécessaire d'associer un code risque : la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP associe automatiquement le code risque associé à l'entité déclarante parente
Téléphone de l'entité
Logo : sélectionnez un document de type "photo" dans la liste des documents disponibles enregistrés dans la base documentaire
Email de l'entité
Code entité : chaine de caractères identifiant l'entité de façon unique (sans doublon) et permanente, si vous utilisez le service BRIDGE
Sélectionnez un responsable de l'entité dans la liste du personnel uniquement si vous souhaitez l'afficher dans les éditables PDF des interventions (plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...).
Sélectionnez éventuellement une autre icône, qui s'affichera à droite de la ligne de cette nouvelle entité dans l'arbre des entités, et vous permettra une sélection rapide dans l'arbre des entités
2.3 Adresse entité
Renseignez éventuellement les champs :
Adresse (numéro, rue, etc.) : Adresse principale de l’entité (correspond au champ "Adresse n°1" de Net-Entreprises)
Point de remise (num appartement, étage, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse de l’entité (correspond au champ "Adresse n°2" de Net-Entreprises)
Complément (entrée, immeuble, tour, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse de l’entité (correspond au champ "Adresse n°3" de Net-Entreprises)
Mention de distribution (lieu dit, BP, etc.) : Complétez éventuellement de l’entité (correspond au champ "Adresse n°4" de Net-Entreprises)
Code postal
Ville
Pays
Ces champs sont éventuellement préremplis avec les informations déjà renseignées dans l'entité parente de cette nouvelle entité lorsque vous sélectionnez l'entité parente
Renseignez ces champs dans les situations suivantes :
si l'entité est déclarante, pour les afficher dans les documents déclaratifs (Document Unique, Déclaration d'Accident du Travail, Plan de prévention, Bordereau de suivi de déchets, ...)
si l'adresse de l'entité de rattachement doit être précisée dans la Déclaration d'Accident du Travail (DAT)
2.4 Fonctionnalités avancées
ATTENTION :
Ne cochez la case Type DU que si vous êtes sûr que la fonctionnalité "Type DU" est bien adaptée à votre cas de figure !!
2.5 Paramétrage de module
Les localisations choisies ne sont plus modifiables après la sauvegarde d'une nouvelle entité.
2.6 Service de Prévention et de Santé au Travail
Sélectionnez éventuellement une ou plusieurs entreprises extérieures (issues de la liste des entreprises extérieures avec l'activité "Service de Prévention et de Santé au Travail") pour :
Les associer à l'entité
Proposer cette liste de Services de Santé au Travail à la sélection dans la Déclaration d'Accident du Travail (DAT) et dans la gestion des visites médicales
2.7 Heures travaillées
Cette partie affiche les valeurs du nombre d'heures et du nombre d'employés de chaque mois de chaque année de chaque entité déclarante renseignées dans le menu Heures travaillées de la liste des Ressources
Sauvegardez votre travail en cliquant sur le bouton vert Sauvegarder en haut à droite du formulaire
Archiver / Désactiver une entité
Le bouton Archiver / Désactiver permet de rendre "inactive" une ligne (entité), qui va alors disparaître de votre table
Cette information n'est pas supprimée mais devient "archivée"
Si vous archivez / désactivez une entité et que vous avez le message "Cet élément est lié à une autre donnée" :
Cela signifie que c'est une entité parente, rattachée à au moins une entité enfant qui n'est pas archivée / désactivée
Pour archiver / désactiver une entité parente rattachée à des entités enfants :
Désactivez d'abord toutes les entités enfants de cette entité parente
Désactivez ensuite cette entité parente
Sinon, vous pouvez avoir un message d'erreur lors de l'archivage / désactivation.
Supprimer une entité / Faire disparaître une entité de l'arbre des entités
Si vous supprimez une entité et que vous avez le message "Cet élément est lié à une autre donnée" :
Cela signifie que l'entité a des données liées dans un ou plusieurs modules, et ne peut donc pas être supprimée.
Pour supprimer définitivement une entité :
Effacez toutes les données liés à l'entité dans tous les modules
Purgez les logs utilisateurs
Attention : cette opération supprime les logs des entités qui ne sont pas à supprimer !Supprimez cette entité
Pour supprimer définitivement une entité parente rattachée à des entités enfants :
Supprimez d'abord toutes les entités enfants de cette entité parente
Supprimez ensuite cette entité parente suivant la méthode ci-dessus
Vous souhaitez simplement faire disparaître l'entité de l'arbre des entités ?
Archivez / désactivez l'entité au lieu de la supprimer
Vous pourrez toujours la réactiver, et faire réapparaitre les données rattachées à cette entité dans les différents modules de PREVISOFT
Vous ne voyez pas des entités actives dans l'arbre des entités ?
La « disparition » de certaines entités - pourtant actives - dans l’arbre des entités peut s’expliquer par le fait qu’elles dépendent d’une entité déclarante non incluse dans votre Licence PREVISOFT.
Dans ce cas, configurez votre tableau de pilotage pour afficher la colonne Licence activée, qui indiquera la valeur Non.
Pour faire apparaître toutes les entités dont la valeur Licence activée = Non dans votre tableau de pilotage :
Sélectionnez le filtre Licence activée
Décochez le filtre
Cliquez sur le bouton vert Appliquez les filtres à droite
Pour qu'une entité déclarante (et ses entités enfants) s'affiche dans l'arbre des entités, il faut obligatoirement :
Ajouter l'entité légale associée dans la licence PREVISOFT :
Numéro SIREN (*)
Nombre de salariés
Obtenir la validation de l'entité légale enregistrée dans la licence PREVISOFT
Renseigner le numéro SIRET de l'entité déclarante dans le menu Entités de façon à ce que :
le numéro SIRET commence par un SIREN validé dans votre licence
OU
le numéro SIRET soit explicitement validé dans votre licence
Dans le menu Entités de la liste des Ressources, la colonne Licence activée affiche Oui si le SIREN de l'entité déclarante associée à l'entité est enregistré dans la licence
(*) Il est possible d'ajouter un numéro SIRET (14 chiffres sans espace séparateur) plutôt qu'un numéro SIREN (9 chiffres sans espace séparateur), si l'intention est de se concentrer exclusivement sur un établissement spécifique, délimitant ainsi un périmètre opérationnel restreint, contrairement à l'approche habituelle qui préconise de travailler à l'échelle d'un groupe d'entreprises
Si nécessaire, le guide Licence PREVISOFT détaille la procédure à suivre pour demander l’ajout d’entités légales dans votre licence.
Dupliquer une entité
Il n'est pas possible de dupliquer une entité
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