Tous les modules de PREVISOFT s'appuient sur l’arbre des entités, une arborescence de votre organisation (assimilable à une colonne vertébrale), hiérarchie souple composée d’objets banalisés appelés "entités".
Chaque entité est une entité de rattachement, à laquelle on rattache des informations dans les modules de PREVISOFT : évaluation des risques, accident du travail, plan de prévention, contrôle d'équipement, session de formation, bordereau de déchet, plan d'action, …
Une entité peut être également une entité déclarante, c'est à dire une entité légale faisant l'objet d'une déclaration administrative en tant qu'"établissement", identifié par un numéro SIRET.
Les entités déclarantes sont TRES IMPORTANTES dans PREVISOFT !!!
Sans entité déclarante, vous ne pouvez pas :
Générer le PDF d'un Document Unique
Faire une DAT (Déclaration d'Accident du Travail)
Rédiger un plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...
Suivre / gérer les autorisations de conduite, les habilitations électriques / ATEX
Rédiger un bordereau de suivi de déchets
...
Ce guide détaille les fonctionnalités pour créer et gérer les entités.
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide :
Accéder à l'interface dédiée à la gestion des entités
L'interface dédiée à la gestion des entités est accessible en ouvrant le menu à l'aide du bouton à trois traits situé en haut à gauche de l'écran, puis en cliquant successivement sur les boutons :
Liste des ressources
Entités
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les ressources :
Menu Liste des ressources
Menu Entités
1. Créer une entité
Cliquez sur le bouton vert Nouvel élément situé en haut à gauche du tableau de pilotage pour ouvrir le formulaire
1.1 Modèle de règlementation
Dans la très grande majorité des cas, vous accédez à la fenêtre Créer ou éditer une entité dans laquelle la valeur du champ Réglementation aura été préremplie selon les paramétrages mis en place par les administrateurs de votre environnement PREVISOFT.
Dans le cas contraire, toujours selon les paramétrages mis en place par les administrateurs de votre environnement PREVISOFT, il vous est demandé de choisir, au tout début du processus de création d’une entité, le modèle de réglementation qui correspond à l’entité créée.
Après avoir fait votre choix (*), vous accédez à la fenêtre Créer ou éditer une entité.
(*) il est possible que le composant de choix d’une réglementation ne vous propose aucune valeur. Dans ce cas, nous vous recommandons d’inviter votre administrateur à modifier ses réglages dans le menu Licence PREVISOFT car il n’a sélectionné aucune réglementation, ce qui bloque le processus de création d’entités.
Cliquer sur le bouton vert Enregistrer et continuer situé en haut à droite pour continuer (ou sur le bouton gris Annuler)
ATTENTION :
Le modèle de réglementation ne pourra plus être modifié ensuite !!
1.2 Informations générales
Renseignez obligatoirement le Nom de l'entité : c'est le nom de votre nouvelle entité qui s'affiche dans l'arbre des entités
Dans l'arbre des entités, sélectionnez une entité uniquement si vous souhaitez la désigner en tant qu'entité parente de l'entité que vous êtes en train d'éditer
L'entité que vous éditez est donc une entité enfant (sous-entité) de l'entité parente sélectionnée dans l'arbre
(Dit autrement : NE sélectionnez PAS d'entité de rattachement si vous souhaitez que votre nouvelle entité soit à la racine de votre arbre des entités, sans entité parente)
L’entité de rattachement sélectionnée et le fil d’Ariane associé s’affichent sous le nom de l’entité
Si nécessaire, utilisez les outils de recherche pour accéder rapidement à une entité à sélectionner (celle-ci apparaît alors surlignée en jaune) :
Renseignez le champ Rechercher par nom, puis sélectionnez le mode de recherche souhaité : Contient, Correspond exactement, Commence par ou Se termine par
Utilisez également le filtre par icône en cliquant sur le bouton flèche situé à droite
Détachez une entité de son parent en cliquant sur le bouton Réinitialiser la sélection situé à droite
L'entité que vous éditez se retrouvera alors au premier niveau de votre arbre
Cochez la case Déclarante uniquement si cette entité est une entité déclarante (entité faisant l'objet d'une déclaration administrative en tant qu'"établissement")
ATTENTION :
Le choix "Déclarante" ou "non déclarante" ne pourra plus être modifié après la sauvegarde de cette nouvelle entité.
Si vous cochez la case Déclarante, renseignez obligatoirement :
La Raison sociale : elle s'affiche dans les documents déclaratifs (Document Unique, Déclaration d'Accident du Travail, Plan de prévention, Bordereau de suivi de déchets, ...)
Le numéro SIRET (14 chiffres)
ATTENTION : le numéro SIRET (14 chiffres) ou le numéro SIREN associé (9 chiffres) doit être validé dans la licence PREVISOFT pour pouvoir afficher l'entité déclarante et ses enfants dans l'arbre des entités
Renseignez éventuellement les champs :
Téléphone de l'entité
Email de l'entité
Code entité : chaine de caractères identifiant l'entité de façon unique (sans doublon) et permanente, si vous utilisez le service BRIDGE
Logo : sélectionnez un document de type "photo" dans la liste des documents disponibles enregistrés dans la base documentaire
Sélectionnez un Responsable de l'entité dans la liste du personnel uniquement si vous souhaitez l'afficher dans les éditables PDF des interventions (plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...)
Sélectionnez obligatoirement une icône (elle s'affichera à droite de la ligne de cette nouvelle entité dans l'arbre des entités, et vous permettra une sélection rapide dans l'arbre des entités)
Nota : vous devez enregistrer et modifier l'entité pour pouvoir renseigner les champs CRAM et Code du risque
1.3 Adresse entité
Renseignez éventuellement les champs :
Adresse (numéro, rue, etc.) : Adresse principale de l’entité (correspond au champ "Adresse n°1" de Net-Entreprises)
Point de remise (num appartement, étage, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse de l’entité (correspond au champ "Adresse n°2" de Net-Entreprises)
Complément (entrée, immeuble, tour, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse de l’entité (correspond au champ "Adresse n°3" de Net-Entreprises)
Mention de distribution (lieu dit, BP, etc.) : Complétez éventuellement de l’entité (correspond au champ "Adresse n°4" de Net-Entreprises)
Code postal
Ville
Pays
Ces champs sont éventuellement préremplis avec les informations déjà renseignées dans l'entité parente de cette nouvelle entité lorsque vous sélectionnez l'entité parente
Renseignez ces champs dans les situations suivantes :
si l'entité est une entité déclarante (entité faisant l'objet d'une déclaration administrative en tant qu'"établissement"), pour afficher ces informations dans les documents déclaratifs (Document Unique, Déclaration d'Accident du Travail, Plan de prévention, Bordereau de suivi de déchets, ...)
si l'adresse de l'entité de rattachement doit être précisée dans la Déclaration d'Accident du Travail (DAT)
1.4 Paramétrage de module
Pour chacun des modules inclus dans votre abonnement, il est nécessaire de renseigner la localisation pertinente pour l’entité concernée dans le module en question.
Dans la très grande majorité des cas, et selon les paramétrages définis par les administrateurs de votre environnement PREVISOFT, une seule valeur de localisation sera disponible, et celle-ci sera généralement préremplie : aucune action n’est alors requise de votre part.
En revanche, lorsque plusieurs valeurs de localisation sont possibles pour un module donné (toujours en fonction des paramétrages réalisés par les administrateurs de votre environnement PREVISOFT), vous devez sélectionner la localisation qui correspond le mieux à l’entité que vous êtes en train de créer.
Pour chaque module, la sélection d’une localisation est obligatoire.
Les localisations choisies ne pourront plus être modifiées après la sauvegarde de cette nouvelle entité.
1.5 Service de Prévention et de Santé au Travail
Sélectionnez éventuellement une ou plusieurs entreprises extérieures (issues de la liste des entreprises extérieures avec l'activité "Service de Prévention et de Santé au Travail") pour :
Les associer à l'entité
Proposer cette liste de Services de Santé au Travail à la sélection dans la Déclaration d'Accident du Travail (DAT) et dans la gestion des visites médicales
1.6 Heures travaillées
Cette partie affiche les valeurs du nombre d'heures et du nombre d'employés de chaque mois de chaque année de chaque entité déclarante renseignées dans le menu Heures travaillées de la liste des Ressources
Enregistrer une nouvelle entité
IMPORTANT !!!
Les informations suivantes ne sont plus modifiables après l'enregistrement d'une nouvelle entité :
La réglementation
Le choix "Déclarante" ou "non déclarante" de l'entité
Les localisations choisies
Tant qu’un champ obligatoire (signalé par une pastille rouge) reste non renseigné :
Le numéro du bloc est affiché dans un rond rouge dans le fil d’Ariane situé à gauche du formulaire
Le formulaire ne peut pas être enregistré
Si tous les champs obligatoires (signalés par une pastille rouge) sont renseignés, cliquez sur le bouton vert Enregistrer et fermer situé au-dessus du bouton gris Annuler en haut à droite pour :
Enregistrer la nouvelle entité
Fermer le formulaire et revenir au tableau de pilotage
Retrouver la ligne correspondant à l’entité créée, qui s’affiche alors en bleu dans le tableau de pilotage
2. Modifier une entité
Pour modifier une entité : cliquez sur sa ligne dans le tableau de pilotage pour ouvrir le formulaire
2.1 Réglementation
La valeur du champ Réglementation sélectionnée à la création de l'entité n'est plus modifiable
2.2 Informations générales
Modifiez éventuellement le nom de l'entité : c'est le nom de l'entité qui s'affiche dans l'arbre des entités
Son renseignement est obligatoire
Une éventuelle entité de rattachement sélectionnée et le fil d’Ariane associé s’affichent sous le nom de l’entité
Pour modifier l’entité de rattachement, cliquez sur Sélectionnez une entité de rattachement pour ouvrir l’arborescence de sélection
Recherchez et sélectionnez une autre entité
Si nécessaire, utilisez les outils de recherche pour accéder rapidement à l'entité à sélectionner (celle-ci apparaît alors surlignée en jaune) :
Renseignez le champ Rechercher par nom, puis sélectionnez le mode de recherche souhaité : Contient, Correspond exactement, Commence par ou Se termine par
Utilisez également le filtre par icône en cliquant sur le bouton flèche situé à droite
Détachez une entité de son parent en cliquant sur le bouton Réinitialiser la sélection situé à droite
L'entité que vous éditez se retrouvera alors au premier niveau de votre arbre
Sélectionnez une entité dans l'arbre des entités uniquement si :
cette entité est une entité enfant (sous entité) d'une entité existante (qui deviendra alors l'entité parent de cette entité)
vous souhaitez modifier l'entité parente de cette entité
Le choix "Déclarante" ou "non déclarante" défini à la création de l'entité n'est pas modifiable
Si la case Déclarante est cochée, modifiez éventuellement les champs obligatoires :
La Raison sociale : elle s'affiche dans les documents déclaratifs (Document Unique, Déclaration d'Accident du Travail, Plan de prévention, Bordereau de suivi de déchets, ...)
Le numéro SIRET (14 chiffres)
ATTENTION : le numéro SIRET (14 chiffres) ou le numéro SIREN associé (9 chiffres) doit être validé dans la licence PREVISOFT pour pouvoir afficher l'entité déclarante et ses enfants dans l'arbre des entités
Renseignez éventuellement les champs :
CRAM :
Champ utilisé pour la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP
Cas d'une entité déclarante :
sélectionnez la CRAM associée
Cas d'une entité de rattachement NON déclarante :
Il n'est pas nécessaire d'associer une CRAM : la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP associe automatiquement la CRAM associée à l'entité déclarante parente
Code du risque :
ATTENTION :
Ce N'est PAS le code APE (activité principale exercée)
Ce N'est PAS le code NAF (nomenclature d’activité française)
C'est un champ utilisé pour la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP
Cas d'une entité déclarante :
Sélectionnez le code risque associé
Cas d'une entité de rattachement NON déclarante :
Il n'est pas nécessaire d'associer un code risque : la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP associe automatiquement le code risque associé à l'entité déclarante parente
Téléphone de l'entité
Email de l'entité
Code entité : chaine de caractères identifiant l'entité de façon unique (sans doublon) et permanente, si vous utilisez le service BRIDGE
Logo : sélectionnez un document de type "photo" dans la liste des documents disponibles enregistrés dans la base documentaire
Sélectionnez un Responsable de l'entité dans la liste du personnel uniquement si vous souhaitez l'afficher dans les éditables PDF des interventions (plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...)
Pour modifier l'icône (qui s'affichera à droite de la ligne de cette nouvelle entité dans l'arbre des entités, et vous permettra une sélection rapide dans l'arbre des entités), cliquez sur la flèche située à droite de Modifier l'icône pour ouvrir la liste des icônes disponibles
2.3 Adresse entité
Renseignez éventuellement les champs :
Adresse (numéro, rue, etc.) : Adresse principale de l’entité (correspond au champ "Adresse n°1" de Net-Entreprises)
Point de remise (num appartement, étage, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse de l’entité (correspond au champ "Adresse n°2" de Net-Entreprises)
Complément (entrée, immeuble, tour, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse de l’entité (correspond au champ "Adresse n°3" de Net-Entreprises)
Mention de distribution (lieu dit, BP, etc.) : Complétez éventuellement de l’entité (correspond au champ "Adresse n°4" de Net-Entreprises)
Code postal
Ville
Pays
Ces champs sont éventuellement préremplis avec les informations déjà renseignées dans l'entité parente de cette nouvelle entité lorsque vous sélectionnez l'entité parente
Renseignez ces champs dans les situations suivantes :
si l'entité est déclarante, pour les afficher dans les documents déclaratifs (Document Unique, Déclaration d'Accident du Travail, Plan de prévention, Bordereau de suivi de déchets, ...)
si l'adresse de l'entité de rattachement doit être précisée dans la Déclaration d'Accident du Travail (DAT)
2.4 Paramétrage de module
Les localisations sélectionnées à la création de l'entité ne sont plus modifiables
2.5 Service de Prévention et de Santé au Travail
Sélectionnez éventuellement une ou plusieurs entreprises extérieures (issues de la liste des entreprises extérieures avec l'activité "Service de Prévention et de Santé au Travail") pour :
Les associer à l'entité
Proposer cette liste de Services de Santé au Travail à la sélection dans la Déclaration d'Accident du Travail (DAT) et dans la gestion des visites médicales
2.6 Heures travaillées
Cette partie affiche les valeurs du nombre d'heures et du nombre d'employés de chaque mois de chaque année de chaque entité déclarante renseignées dans le menu Heures travaillées de la liste des Ressources
Enregistrer le formulaire
Tant qu’un champ obligatoire (signalé par une pastille rouge) reste non renseigné :
Le numéro du bloc est affiché dans un rond rouge dans le fil d’Ariane situé à gauche du formulaire
Le formulaire ne peut pas être enregistré
Si tous les champs obligatoires (signalés par une pastille rouge) sont renseignés :
Cliquez sur le bouton vert Enregistrer situé en haut à droite du formulaire pour :
Enregistrer les informations tout en restant dans le formulaire
Cliquez sur le bouton vert Enregistrer et fermer situé au-dessus du bouton gris Annuler en haut à droite pour :
Enregistrer les informations
Fermer le formulaire et revenir au tableau de pilotage
Vous retrouvez la ligne que vous venez de traiter, qui s’affiche alors en bleu dans le tableau de pilotage
Désactiver une entité
Le bouton Désactiver permet de rendre "inactive" une ligne (entité), qui va alors disparaître de votre table
Cette information n'est pas supprimée mais devient "archivée"
Si vous désactivez une entité mais que vous avez ce message en bas à droite :
"Erreur - Cet élément est lié à une autre donnée"
Cela signifie que c'est une entité parente, rattachée à au moins une entité enfant qui n'est pas désactivée
Pour désactiver une entité parente rattachée à des entités enfants :
Désactivez d'abord toutes les entités enfants de cette entité parente
Désactivez ensuite cette entité parente
Sinon, vous pouvez avoir un message d'erreur lors de la désactivation.
Supprimer une entité / Faire disparaître une entité de l'arbre des entités
Si vous supprimez une entité mais que vous avez ce message en bas à droite :
"Erreur - Cet élément est lié à une autre donnée"
Cela signifie que l'entité a des données liées dans un ou plusieurs modules, et ne peut donc pas être supprimée.
Pour supprimer définitivement une entité :
Effacez toutes les données liés à l'entité dans tous les modules
Purgez les logs utilisateurs
Attention : cette opération supprime les logs des entités qui ne sont pas à supprimer !Supprimez cette entité
Pour supprimer définitivement une entité parente rattachée à des entités enfants :
Supprimez d'abord toutes les entités enfants de cette entité parente
Supprimez ensuite cette entité parente suivant la méthode ci-dessus
Vous souhaitez simplement faire disparaître l'entité de l'arbre des entités ?
Désactivez l'entité au lieu de la supprimer
Vous pourrez toujours l'activer, et faire réapparaitre les données rattachées à cette entité dans les différents modules de PREVISOFT
Vous ne voyez pas des entités actives dans l'arbre des entités ?
La « disparition » de certaines entités - pourtant actives - dans l’arbre des entités peut s’expliquer par le fait qu’elles dépendent d’une entité déclarante non incluse dans votre Licence PREVISOFT.
Dans ce cas, configurez votre tableau de pilotage pour afficher la colonne Licence activée, qui indiquera la valeur Non.
Pour faire apparaître toutes les entités dont la valeur Licence activée = Non dans votre tableau de pilotage :
Sélectionnez le filtre Licence activée
Sélectionnez Oui
Cliquez sur le bouton bleu Appliquer situé en bas des filtres
Pour qu'une entité déclarante (et ses entités enfants) s'affiche dans l'arbre des entités, il faut obligatoirement :
Ajouter l'entité légale associée dans la licence PREVISOFT :
Numéro SIREN (*)
Nombre de salariés
Obtenir la validation de l'entité légale enregistrée dans la licence PREVISOFT
Renseigner le numéro SIRET de l'entité déclarante dans le menu Entités de façon à ce que :
le numéro SIRET commence par un SIREN validé dans votre licence
OU
le numéro SIRET soit explicitement validé dans votre licence
Dans le menu Entités de la liste des Ressources, la colonne Licence activée affiche Oui si le SIREN de l'entité déclarante associée à l'entité est enregistré dans la licence
(*) Il est possible d'ajouter un numéro SIRET (14 chiffres sans espace séparateur) plutôt qu'un numéro SIREN (9 chiffres sans espace séparateur), si l'intention est de se concentrer exclusivement sur un établissement spécifique, délimitant ainsi un périmètre opérationnel restreint, contrairement à l'approche habituelle qui préconise de travailler à l'échelle d'un groupe d'entreprises
Si nécessaire, le guide Licence PREVISOFT détaille la procédure à suivre pour demander l’ajout d’entités légales dans votre licence.
Dupliquer une entité
Il n'est pas possible de dupliquer une entité
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